miércoles, 16 de noviembre de 2016
1.-SIGNIFICADO ETIMOLÓGICO DE LA PALABRA ADMINISTRACIÓN- DEFINICIONES DE ADMINISTRACIÓN SEGÚN VARIOS AUTORES- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN, CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.
Etimología
La palabra administración proviene
del latín ad ‘hacia’, ‘dirección’, ‘tendencia’, y minister ‘subordinación’,
‘obediencia’, ‘al servicio de’; y significa ‘aquel que realiza una función bajo
el mando de otro’; es decir, ‘aquel que presta un servicio a otro’, ‘estar al
servicio de otro’ —de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para
el cumplimiento de sus objetivos (eficacia)—.
ETIMOLOGÍA
DE LA PALABRA ADMINISTRACION
La palabra Administración viene del
latín "Administratione" que significa acción de administrar y el
término de administrar está compuesto por dos vocablos: ad y ministrare, que
significa conjuntamente "servir", llevando en forma implícita en su
sentido que es una actividad cooperativa que tiene el propósito de servir.
La definición dada para la administración destaca justamente su mismo origen etimológico cuando expresa ambos conceptos de cooperación y de servir para el logro de los objetivos.
La definición dada para la administración destaca justamente su mismo origen etimológico cuando expresa ambos conceptos de cooperación y de servir para el logro de los objetivos.
Considerando la definición anterior,
puede decirse entonces que:
Planificar: Es el proceso que comienza con la
visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la
organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales,
usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las
fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del
contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o
más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se
desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los
cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos,
económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación
se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las
organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y
permanente.
Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a
realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización
definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?;
¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio,3 que
establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia
temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.
Dirigir: Es la influencia o capacidad de
persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la
consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones
usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.
Controlar: Es la medición del desempeño de lo
ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los
desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se
realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización
entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado
también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las
diferentes áreas funcionales.
El objeto de estudio de la
Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas
privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las
distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades;
gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y
otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas
privadas; e incluso las familias y hogares.
Otras
definiciones de Administración (según varios autores) son los siguientes:
La administración es una ciencia social compuesta de principios,
técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer
sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede
alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.
La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado,
mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry).
La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de
objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo
humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).
La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y
eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).
Andreas Kaplan específicamente describe la administración europea como
"una gestión intercultural y social, basada en un enfoque
interdisciplinario".
La Administración es la gestión que desarrolla el talento humano para
facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organización.
Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como
personales, regularmente va de la mano con la aplicación de técnicas y
principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante
en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera
certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicación de los diferentes
recursos.
Es la direccion eficaz de las actividades y la colaboracion de otras
personas para obtener determinados resultados. (Isaac Guzmán Valvidia)
Sostuvo que
la administración es una unidad abstracta dirigida por reglas y un liderazgo
que justifica su existencia a través del logro de objetivos, en ella se debe
respetar una línea de jerarquización desde una alta gerencia hasta llegar a los
bajos nivele, esto se logra a través de la promoción del espíritu grupal, donde
se debe dar mayor importancia a la comunicación verbal que a la comunicación
escrita, si la Administración quiere lograr sus objetivos de be prever,
organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Henry Fayol).
Todas estas definiciones contienen
ciertos elementos en común:
·
La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada
la administración.
·
Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el
mejor tiempo y cantidad.
·
La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero
al menor costo y la máxima calidad.
·
La administración se da en grupos sociales.
·
Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin
común.
·
Productividad, es la obtención de los máximos resultados con
el mínimo de recursos, en términos de eficacia y eficiencia.
Historia: Existen dificultades al
remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores,
remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los
egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos
de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas
pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer
frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones tales como la
extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la
contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el
planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento
formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las
primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera
científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada
la aparición de la Revolución Industrial.
Siglo XIX: Algunos piensan en la
administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la
economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos, como Adam Smith y John
Stuart Mill, proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a
la producción y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli
Whitney, James Watt y Matthew Boulton desarrollaron herramientas técnicas de
producción tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad,
contabilidad analítica y planeamiento del trabajo.
Para fines del siglo XIX, Léon
Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de
complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton
ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.
Siglo XX: Durante el siglo XX la
administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron
haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, la sociología, la
psicología, la teoría de sistemas y las relaciones industriales fueron
desarrollándose
.
Características
de la administración:
Universalidad. El fenómeno administrativo se da
donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de
decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y
eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal,
dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo
a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la
comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de
decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas
inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir
coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el
estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una
sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se
puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
políticos existentes.
Especificidad. Aunque la administración va siempre
acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es
específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero
de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas
Unidad temporal. Aunque se distingan
etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo
mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o
menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al
hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar,
etc.
Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen
carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y
modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo
cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un
medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para
lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los
niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes,
supervisores, ama de casa, etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace
uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que
están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con
matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología,
psicología, filosofía, antropología, ciencia política.
Flexibilidad. Los principios y técnicas
administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o
grupo social.
IMPORTANCIA
DE LA ADMINISTRACION
"La administración científica es
importante" porque con el empleo de sus métodos de dirección, por medio de
sus principios y técnicas, se logra que muchas empresas alcancen su finalidad
económica y/u otras organizaciones alcancen sus objetivos.
La administración es tan antigua como
la misma humanidad, como ser, desde que existió un jefe y un subordinado se
hizo palpable la necesidad de administrar, es así como a partir de este hecho y
manera se administraron los grandes imperios de Roma y Egipto. Este tipo de
administración se constituye como una "administración empírica". Más
tarde se aplicó el método científico a la dirección de los negocios y apareció
la administración científica moderna.
Es así, como la administración
adquiere gran importancia por constituirse en un proceso necesario para
aquellos esfuerzos colectivos, ya estos, públicos – privados, civiles o
militares, grandes o pequeños. Pero, sin embargo, en cada caso ese proceso
científico puede variar de objeto y forma, según sean las circunstancias que se
presenten. Y esa forma, según sean las circunstancias cambiantes es donde los
principios administrativos tienen su prueba científica y su universalidad.
Esta universalidad no significa que
puedan dar siempre normas de aplicación invariable y apriorística, puesto que
existen limitaciones al ser la administración una ciencia social y como tal
condicionada por factores: humano, económicos, políticos, nacionales e
internacionales.
Se pueden hacer análisis
administrativos cualitativos y cuantitativos de casos particulares, para poder
determinar si la administración en referencia es eficaz, eficiente, indiferente
o inefectiva: pero para ello la aplicación técnica y métodos de análisis y
teniendo como base doctrinal esos mismos principios, disponen también de otros
medios para llegar a conclusiones válidas de posible implantación Pragmática.
Sobre esta imposibilidad de hacer
juicios valorativos generalizados sobre la administración, se expresa: "La
administración es solo buena o mala, si se lo compara o juzga con determinados
calores abstractos en los cuales cree la persona que está haciendo uso del
conocimiento". El conocimiento proporciona al hombre poder: poder para
hacer el bien o el mal.
Por lo tanto, administración es uno
de los medios más importantes de que dispone el ser humano para poder
satisfacer sus múltiples necesidades, dada la dinámica y las características de
la época y las necesidades de labor que distinguen a la humanidad.
Existen
varios autores que expresan la importancia de la administración tales como:
Para Agustín
Reyes Ponce la administración es importante porque "Es el conjunto sistemático
de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y
manejar un organismo social."
Según José
Antonio Fernández Arenas la administración es importante porque es una “Ciencia
social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de
un mecanismo de operación y a través del esfuerzo humano."
Para los
autores, Heinz Weihrich y Harold Koontz. "La administración es el
proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos".
Por lo tanto llegamos a la conclusión
que la administración es importante porque la administración es un proceso para
lograr eficientemente los objetivos de la organización, a través de coordinar
todos los recursos y con la colaboración del factor humano.
La eficiente técnica administrativa
promueve y orienta el desarrollo. En los organismos grandes de la
administración es indiscutible y esencial. En la pequeña y mediana empresa la
única posibilidad de competir, es aplicando la administración.
CONCEPTOS
BASICOS DE ADMINISTRACION
Es necesario precisar los conceptos
de administración para identificar en que momento de una actividad se aplica o
es necesaria.......
Existen muy pocas labores en las
cuales se puede trabajar aislado y sin necesidad de depender directa o
indirectamente de las actividades de otros hombres y aún en aquellas
actividades científicas que se prestan más al trabajo individual siempre es
necesaria la coordinación de esfuerzos a través de una relación de dirección,
de subordinación o igualdad jerárquica.
Por esta razón se hace indispensable
el estudio científico de la administración, pues dicha ciencia ofrece los
principios mediante los cuales se puede lograr una acción cooperativa
eficiente, que además permite el trabajo agradable y satisfactorio para todos.
El estudio de la administración se
hace necesario para todos los profesionales pero más aún para aquellos que
tienen su formación teórico-práctica y especializada en las ciencias sociales,
campo al cual pertenece la administración.
La administración encuentra su
verdadera base en la colaboración que existe entre varias personas para
conseguir un objetivo común, por ejemplo, cuando dos personas se ayudan
mutuamente para mover una piedra de gran tamaño y que ninguna persona hubiera
podido moverla por sí sola, en ese momento aparece en forma rudimentaria lo que
es administrar, porque la esencia de la administración es la Colaboración.
Administrar significa el logro de
objetivos por parte de personas que aportan sus esfuerzos de acuerdo con
acciones pre-establecidas. Desde luego que el objetivo de los gerentes de
empresas es: lograr utilidades.
Las utilidades en realidad son tan
solo una medición de un superávit de ventas, sobre el importe de los gastos.
La administración es una actividad y
su práctica se llama administrar y quien los realiza es un administrador. La
tarea del administrador consiste en utilizar con efectividad, eficiencia, excelencia,
economía y ético. En una organización el administrador: soluciona los
problemas, mide los recursos humanos, materiales y económicos, además,
planifica su aplicación, desarrolla estrategias y también efectúa diagnóstico
de situaciones.
La administración, se revela hoy en
día como una de las áreas del conocimiento humano impregnada de complejidades y
desafíos. El profesional que utiliza la administración como medio de vida puede
trabajar en los más variados niveles de una organización: desde el nivel
jerárquico de supervisión elemental hasta un nivel de dirigente máximo de una
organización. También, puede trabajar en las diversas especialidades de la
administración ya sea en la administración de producción, administración de
mercados, administración de recursos humanos o en la administración general.
No existen dos organizaciones
iguales, así como no existen dos personas idénticas. Cada organización tiene
sus objetivos o su rama de actividad sus directivos y su personal, sus
problemas internos y externos, su mercado, su situación financiera, su
tecnología, sus recursos humanos, sus recursos básicos, su política de
negocios, etc.
LA
ADMINISTRACIÓN COMO CIENCIA Y COMO ARTE
En materia de administración surge de
manera inevitable la eterna discusión de que si se trata de una simple técnica,
de una ciencia o de un arte, sin embargo, a través de los antecedentes
históricos se observa una coincidencia internacional de numerosos autores que
la consideran una ciencia, aunque no falta quienes la discuten.
La administración es tanto una
ciencia como un arte. Es una ciencia porque existe un cuerpo organizado de
conocimientos sobre administración, no obstante, se ha indicado que la
administración es la más inexacta de las ciencias sociales ya que trata de
fenómenos complejos de orden muy diverso como las grandes diferencias que aún
persisten entre la administración pública y privada. Es arte porque la práctica
de la administración de las organizaciones consiste en la aplicación artística
de principios científicos para la solución de problemas, para la optimización
de los recursos y para lograr los objetivos pre-establecidos.
La ciencia y el arte de la
administración se complementan, sin embargo se necesita un equilibrio entre
ambos, porque una teoría adecuada también requiere de habilidad y creatividad
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